敵は「恐れ」で、拒むヒトではない

議会でタブレットを導入するにあたってペーパーレス化のアプリsidebooksの営業に意見を求めました。タブレット導入事例に詳しく、議会改革や将来的なICT活用などの話しもできる話題豊富で頼りになる元議員の営業です。

タブレットの活用とペーパーレス化にあたって何より重要なのは「各議員が操作に慣れること」とのアドバイスをいただきました。導入経緯を振り返ると「自分も使える」という各議員の実感に支えられました。自分が使えないものを導入すると言われて喜ぶ人はいません。アドバイスの通りでした。

また推進役にとっても使い勝手を確認する試用期間は必須だと思います。北名古屋市議会では2017年度の第3回定例会の日程に合わせた1か月間の長期試用を行うこととしました。各回線事業者には通常2週間の試用期間のところをご無理をお願いしました。最終的にはさらに追加で試用を定例会3回ぶん手配しました。よくお付き合いくださったと思います。

旗振り役のアドバイザーも試用期間では事務局と一緒にサポート役に徹しました。各議員が越えなければならない「操作の慣れ」の問題なのか、システムの課題なのか、切り分けていきました。ページの多い予算書などは説明員の読み上げに追いつくのが難しい、議案書のファイル間の移動などで操作がもたつくなど課題も残りましたが、3度の試用期間を経て「全員が利用できる」と確認しました。

試用に先んじて「時代の波に飲まれる覚悟をした」と、検討会設置と同時にガラケーからスマホに機種変更した議員もいます。当初はスマホから電話するだけでも苦労していた議員を下から支えてくれたのは議会事務局でした。導入後に支障がでそうな議員をこのタイミングでサポートし、自分もできる、という実感を作ってくれたのです。スマホ利用していなかった議員も操作になれるにしたがって「時代に追いついた」という充足感があったと思います。

ちなみにその方も今ではLINEグループに絵文字付きでメッセージを送ってくるほど使いこなしています。慣れれば簡単、という言葉通り、スマホを使えるようになった実感がペーパーレス化ができるかどうかの重要なポイントになりました。

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