選挙戦の真っ最中ではありますが、いや真っ最中だからこそお話ししたい！とお尋ねくださる方がありまして、ご紹介者さんを通じて今日会ってきました。(ここまでは本論とは無関係です)
紹介してくれた方が商工会の偉い人なので、話題も自然と商工会のことになっていったんです。そしたらなんとデジタル活用から始まって組織変革が爆速で進んで大変なことになっていたので、せっかくだからブログで紹介したいなと思い、ここに聞いた話しのことをご紹介させていただきます。
役員の若返りがきっかけ
商工会加入者でないかたは商工会会長などの役員をあまりご存じのないと思いますが、商工会会長は名誉職的な立場であることが多く、おそらく愛知県下の他市町村の商工会会長は70代がほとんどだと思われます。
そんな中で、北名古屋市商工会の会長・副会長は令和3年度より圧倒的な若返りをみせて、50代・40代が務めています。みなさんまだバリバリの現役世代ですから、自分の本業を疎かにすることはできません。でも商工会青年部のころの情熱そのままに、商工会を活気づけてやるんだ！という熱い男たち。
昭和そのままの事務をデジタル化
そこに立ちはだかったのは、これまでの事務や慣例という長大な手間のかかる雑務の山でした。書類は事務室からFAXや手持ちで運ばれてきます。名誉職のような役所・組織機構で年配のかたが相手であれば、失礼がないようにする、ということでそのような事務に理解もできなくはないのですが、今の会長以下３名はバリバリに仕事してる現役の経営者。そんなまだるっこしいことはできません。
そこで役員への連絡手段としてのFAXを早々に廃止、連絡はchatworkに置き換えられました。使い方を知らない職員に対しては副会長が自ら勉強会を開催して操作を教えたそうです。またスケジュールもデジタル化で共有。商工会の予定は役員や分科会ごとに色分けして一眼でわかるようにしているそう。予定は職員が突っ込んでヨシ！と指示してあるからスケジュール合せの調整もほぼ不要で、これで仕事で外出していてもスケジュールや連絡、あるいは承認などなんでもできるようになったそう。
デジタル化が起爆剤
その根底にあるのは、うまくいかなかったらやめて元に戻せば良いだけじゃん、という変革マインド。
もともと会長机があったのもヤメて、今では打ち合わせスペースになったとか。いま残されている課題は、会長の決済印を必要とする膨大な書類をどうするかという事だそうで、電子決済にして外出時でも承認できるようにしようとしたら、関係他団体への書類がワークフローに乗せられない、とこちらは足踏み中。
会議についてもダラダラ会議をやめる事に。時間短縮を目指して説明書きを長々と朗読していたものをやめて、大きな変更点などの要約に切り替えるなどしてきた結果、いつも数時間の会議をしていたのが1時間足らずで終わるように。もちろんリモート会議の準備も万端になっています。
KISPOというアプリをリリースして商工会加盟事業者に活用を促しているところですが、LINE活用にも関心を持っていただいており、私が最近知り合ったLINEマーケターの方に教えていただいた恵庭市商工会議所の公式LINEをご紹介したら食いいるようにチェックされていました。
事務だけでなく組織も変化が起きていた
これだけ急速に変化させていくと、変化についていけない人たちからデジタル化アレルギー、そして前例主義の世界に浸っていたい慣性の力が顕在化してくるところ。
しかしながら商工会が市内事業者の活性化をビジョンとしている以上、情熱を持って行動する人が携わっていける組織に生まれ変わる必要があります。デジタル化アレルギー程度の障壁は乗り越えていかねばなりませんが、こちらもスタートを切っていました。
組織面でもすでに変革を起こし、各委員会の委員長は自分自身で仕切っていかなければならなくしたとのことで、委員長は事務局に原稿用意してもらい読み上げるだけ、という役割りではなくなったとも聴きました。担う人には負担はあれども、自発的に決めた目標にひた走るやり甲斐はあります。
これまでとは全く違った組織に生まれ変わってきた北名古屋市商工会。他の商工会ではまだこんなにデジタル化を進めた運営をしてきたところはない、と言っていました。青年部だけ盛り上がっていた北名古屋市商工会。やっと、ついに、とうとう、親会まで情熱の火が燃え移ってきました。北名古屋市商工会、これからが楽しみな組織に生まれ変わります！
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